De laatste jaren oefent de FIFA een steeds strenger toezicht uit op de honderden miljoenen euro’s die de voetbalindustrie jaarlijks genereert en hoe deze gelden worden besteed. In het kader daarvan richtte FIFA onder andere het FIFA Transfer Matching System (hierna: FIFA TMS) op, met het oog op de digitalisering van het transfersysteem, en het FIFA Clearing House (hierna: “FCH”), dat fungeert als tussenpersoon om betalingen binnen de voetbalindustrie te centraliseren en te verdelen onder de betrokken clubs.
Hoewel deze mechanismen in het leven werden geroepen om de voetbaltransacties te digitaliseren en te faciliteren, ondervinden clubs heel wat moeilijkheden en frustraties bij het gebruik van FIFA TMS, het verzamelen en opladen van de vereiste documentatie. Daarnaast leidt ook het niet-naleven van de beloofde betalingstermijnen vaak tot geschillen tussen clubs en de FIFA. Dit zorgde ervoor dat steeds meer profclubs zich genoodzaakt zien om beroep te doen op zogenaamde “TMS Managers” voor het beheer en de opvolging van de compliceerde TMS- en FCH-procedures.
In wat volgt geven we u een beknopt overzicht van de evolutie en doelstellingen van zowel het FIFA TMS als het FCH. Daarnaast leggen we uit hoe beide systemen functioneren en bieden we u inzicht in de dagelijkse uitdagingen waarmee clubs nog steeds worden geconfronteerd bij het gebruik van en
interactie met FIFA TMS en de FCH.
Oorsprong en doelstellingen
FIFA startte in oktober 2010 de digitalisatie van het transfersysteem met de introductie van FIFA TMS. Het is een elektronisch systeem dat is ontworpen om toezicht te houden op internationale transfers en deze “sneller, soepeler en transparanter” te maken.
Sinds 2015 worden ook claims inzake training compensation en solidarity contribution verwerkt via het TMS-platform, waardoor ze beter konden worden gevolgd en eenvoudiger konden worden ingediend.
Training compensations en solidarity contributions (hierna “opleidingsvergoedingen”) zijn in het leven geroepen om voetbalclubs die bijdragen aan de ontwikkeling en opleiding van spelers vanaf jonge leeftijd financieel te compenseren. De bepalingen hieromtrent worden uitvoerig uiteengezet in artikelen 20 en 21 en Annex IV en V van de FIFA Regulations on the Status and Transfer of Players.
Deze opleidingsvergoedingen worden getriggerd door transfers van spelers zodat het voor FIFA van belang is om via FIFA TMS zicht te hebben op de concrete bedragen en het moment van betaling van de desbetreffende transfers.
In november 2022 werd het transfersysteem verder gerevolutioneerd door de oprichting van de FIFA Clearing House, een onafhankelijke financiële instelling met de volgende doelstellingen:
- De centralisatie van betalingen en het dienen als payment gateway voor transfer- en opleidingsvergoedingen; en
- De distributie van de betalingen op basis van de door de schuldeiser-clubs opgegeven clubinformatie.
Dit was nodig, aangezien zich voor de oprichting van de FCH vaak de situatie voordeed dat vanaf het moment dat clubs op de hoogte waren van een transfer die hun recht op een opleidingsvergoeding triggerde, hun betalingsverzoeken in de meeste gevallen eenvoudigweg werden geweigerd of zelfs
genegeerd door de schuldenaar-club. Dit leidde er vaak toe dat deze clubs genoodzaakt waren om juridische stappen te ondernemen en hun opleidingsvergoeding in te vorderen via de FIFA Dispute Resolution Chamber. Dit was een procedurekost die veel clubs zich niet konden veroorloven, met als gevolg dat zij talrijke vergoedingen misliepen waar zij nochtans recht op hadden.
De FCH tracht dus komaf te maken met deze praktijk door proactief de betaling van opleidingsvergoedingen te vragen bij de schuldenaar-club en deze fondsen vervolgens uit te betalen ten gunste van de opleidingsclubs.
Werking van de FCH en het gebruik van FIFA TMS
Electronic Player Passport (EPP)
Wanneer een speler voor het eerst een profcontract tekent bij een club of bij elk internationale, dan wel nationale transfer met een internationaal element, worden opleidingsvergoedingen getriggerd en start de FCH een dossier op binnen FIFA TMS.
Nadat een dossier is opgestart binnen FIFA TMS, begint de samenstelling van het Electronic Player Passport (hierna”EPP”). Het EPP is een elektronisch document dat een overzicht geeft van alle clubs waar de speler geregistreerd was vanaf zijn 12e levensjaar.
De FCH begint met het publiceren van een provisionele EPP, samengesteld op basis van de informatie die zij digitaal ontvingen van de verschillende nationale federaties. Vanaf dan ontvangen alle betrokken clubs een automatische kennisgeving van de FCH en krijgen zij tijdens de review-fase in principe 10 dagen de tijd om het EPP te herzien, documentatie op te laden, te verzoeken om de registratiegegevens te wijzigen, waivers op te laden of te betwisten, etc. Niet-betrokken clubs kunnen daarnaast ook een aanvraag indienen om deel te nemen aan de samenstelling van het EPP.
Tijdens de competion-fase valideert het FIFA-secretariaat het EPP en evalueert zij de verzoeken tot wijziging van de registratiegegevens of betwistingen uitgaande van de betrokken clubs. Complexe gevallen worden door het FIFA-secretariaat doorgestuurd naar de FIFA DRC, die oordeelt over het dossier en het finale EPP vaststelt. Zolang de zaak aanhangig is bij de FIFA DRC, wordt het verdere verloop van de samenstellingsprocedure opgeschort. De completion-fase neemt in principe circa. 15 dagen in beslag.
Na de review– en completion-fase wordt het finale EPP bepaald, op basis waarvan de Allocation Statement wordt opgesteld en de verschuldigde sommen worden verdeeld over de betrokken clubs.
Allocation Statement
Op basis van het finale EPP wordt de Allocation Statement opgesteld. Dit is het document dat de nodige informatie bevat om de betalingen te verwerken, met name 1) of een club naar aanleiding van de transfer een opleidingsvergoeding verschuldigd is, 2) welke clubs recht hebben op een
opleidingsvergoeding, 3) het bedrag van de opleidingsvergoeding.
Het FIFA-secretariaat brengt het definitieve EPP en de Allocation Statement ter kennis van alle
betrokken clubs. Ten aanzien van hen is dit een bindende beslissing waartegen enkel beroep mogelijk is bij de Court of Arbitration for Sport (hierna: “CAS”).
Compliance Assessment
Vanaf de Allocation Statement is bekendgemaakt, worden alle betrokken clubs door de FCH verzocht om de algemene voorwaarden van de FCH te aanvaarden en de volgende documentatie op te laden:
- Uittreksel van het nationale handelsregister (in België: de kruispunt voor Ondernemingen);
- Statuten;
- Bankafschrift met vermelding van het bankrekeningnummer van de club;
- Uittreksel uit het UBO-register;
- Kopie van identiteitskaart van de vertegenwoordiger van de club.
Hoewel deze compliance-fase in principe 45 dagen zou duren, neemt deze fase in de praktijk vaak meer tijd in beslag en duurt zij in sommige gevallen zelfs meer dan 150 dagen.
Betaling en verdeling
Vanaf alle betrokken clubs de compliance assessment hebben doorstaan, zal de FCH conform het EPP en de Allocation Statement een betalingsverzoek sturen naar de schuldenaar-club met het totale verschuldigde bedrag.
Deze club heeft vervolgens 30 dagen om het bedrag over te schrijven naar de FCH.
Zodra de FCH de totale betaling van de opleidingsvergoeding heeft ontvangen, gaat zij in principe binnen de 2 dagen over tot het verdelen ervan over de overige clubs in overeenstemming met de Allocation Statement.
Kritiek en uitdagingen
Tweeënhalf jaar na de invoering van de FCH krijgt het project van FIFA veel kritiek vanuit de clubs. FIFA ontving intussen reeds honderden klachten van individuele clubs, de European Club Association (ECA) én de Union of European Clubs (UEC). De sterk toegenomen bureaucratisering maakt het nieuwe systeem te ingewikkeld voor kleine clubs en verstorend voor de organisatie van profclubs. Daarnaast vraagt nieuwe systeem herhaaldelijk om dezelfde informatie waardoor de communicatie meer dan eens stukloopt. Hierdoor worden er soms incorrecte EPP’s en Allocation Statements uitgevaardigd die omwille van de grote bedragen (vooral kleinere) clubs financieel ernstig kunnen benadelen. Tegen dergelijke EPP’s en Allocation Statements staat bovendien enkel beroep open bij de CAS, wat voor deze kleine clubs wederom een enorme procedurekost met zich meebrengt voor een onzeker resultaat.
Verder straft het nieuwe systeem zowel de clubs die zich niet aan de regels houden als de clubs die zich wel aan het ingewikkelde systeem van de FIFA houden. Zo verstuurt de FCH pas een betalingsverzoek en wordt het verschuldigde bedrag slechts verdeeld over de opleidingsclubs, vanaf het moment dat alle betrokken clubs de compliance assessment hebben vervolledigd en alle documentatie hebben opgeladen. Het is niet eerlijk voor andere clubs om negatieve gevolgen te ondervinden omdat één club ervan afziet om de compliance assessment correct af te ronden. Dit systeem van afhankelijkheid tussen clubs is niet duurzaam en niet fair tegenover degenen die de compliance assessment tijdig hebben voltooid. Zo ontvangen veel clubs hun opleidingsvergoedingen pas na een zeer lange periode (doorgaans langer dan 18 maanden) of zelfs nooit en ontvangen deze clubs hieromtrent ook maandenlang geen enkele update vanwege FIFA.
Tot slot zijn de clubs ook in grote mate afhankelijk van hun eigen nationale federaties. Zo kunnen clubs bv. ook opleidingsvergoedingen mislopen omdat hun nationale federaties fouten maken in het proces om spelersregistraties digitaal te bevestigen.
De advocaten van PowerPlay deden reeds uitgebreide ervaring op als in-house counsel voor diverse clubs en specialiseerden zich in het begeleiden van clubs door de complexe FIFA TMS- en FCH-procedures. Heeft u vragen over het gebruik van FIFA TMS of loopt u tegen geschillen aan rondom training compensation, solidarity contribution of de FIFA Clearing House? Ons team staat klaar om u deskundig en effectief te adviseren en ondersteunen.